szybki kontakt

Potrzebna pomoc? 22 400 78 72

kontakt

NALEŻNOŚCI PRACOWNIKA Z TYTUŁU PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ


NALEŻNOŚCI PRACOWNIKA
Z TYTUŁU PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej zarówno z tytułu krajowych, jak i zagranicznych podróży służbowych, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych (Dz.U. poz. 167).
Pracodawcy spoza sfery budżetowej nie są związani postanowieniami ww. rozporządzenia, a ich pracownikom nie przysługują roszczenia z ww. aktu prawnego.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych. Powyższe kwestie najczęściej zostają indywidualnie ustalone z pracownikiem w umowie o pracę lub znajdują swoje uregulowanie w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Jedyną zasadą obowiązującą w przedmiotowej materii pracodawców z tzw. sfery prywatnej jest zasada, iż dieta za dobę podróży służbowej pracownika na obszarze kraju lub poza granicami kraju nie może zostać ustalona w wysokości niższej niż stawka mająca zastosowanie w stosunku do pracowników zatrudnionych w jednostce sfery budżetowej, przewidziana dla podroży służbowych na obszarze kraju.
Pracownikowi z tytułu podróży służbowej odbywanej na polecenie pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, przysługuje dieta oraz zwrot kosztów podróży. Pod pojęciem koszty podróży należy rozumieć: koszty przejazdów do/z miejsca przeznaczenia, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, które zostały przez pracodawca z góry zakreślone lub następczo uznane za uzasadnione. W ostatniej kategorii wymienionych wydatków mieszczą się: opłaty za bagaż, przejazdy drogami płatnymi i autostradami (m.in. winiety), postój w strefie płatnego parkowania, opłaty za miejsca parkingowe i inne uzasadnione wydatki. Wydatki, uznane przez pracodawcę, podlegają zwrotowi w wysokości rzeczywiście poniesionej i udokumentowanej przez pracownika.
Rozliczenia kosztów podróży pracownik winien dokonać w terminie 14 dni od zakończenia podróży służbowej. W celu rozliczenia uzasadnionych wydatków pracownik do „rozliczenia delegacji” załącza dokumenty, w szczególności faktury, rachunki (np. z tytułu noclegu w hotelu), bilety (lotnicze, kolejowe, komunikacji miejskiej, paragon za usługę przewozową - taxi) potwierdzające poszczególne wydatki. Powyższe nie dotyczy diet oraz wydatków objętych z góry ustalonym ryczałtem.
Jeżeli przedstawienie dokumentów nie jest możliwe (przykładowo w skutek kradzieży lub zaginięcia bagażu) pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanych wydatkach i przyczynach braku możliwości ich udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa również pisemne oświadczenie dotyczące innych okoliczności mających wpływa na prawo do diet, ryczałtów lub innych indywidualnie uzgodnionych warunków i wysokości zwracanych kosztów. Należy przy tym pamiętać, iż diety i inne należności z tytułu podróży służbowych wypłacane pracownikowi w wysokości wyższej niż ustalonej w przywołanym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu w części przekraczającej wyznaczone limity.

Obecnie dieta w czasie podróży krajowej wynosi 30,00 zł za dobę podróży. Dieta nie przysługuje w przypadku, gdy podróż służbowa trwa krócej niż 8 godzin. W przypadku, gdy podróż kończy się pomiędzy 8 a 12 godziną pracownikowi przysługuje dieta jedynie w wysokości 15,00 zł. Kwotę diety zmniejsza się o każdy zapewniony posiłek, nawet wówczas gdy śniadanie wliczone jest w dobę hotelową.

Za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednakże nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety za jedną dobę hotelową (tj. 600,00/za dobę hotelową). Pracownikowi, któremu nie zapewniono noclegu i który nie przedłożył rachunku za hotel przysługuje ryczałt za każdy nocleg trwający co najmniej 6 godzin pomiędzy godziną 21.00 a 7.00 w wysokości 150% diety tj. 45 zł.
Koszty przejazdu pracownika zwraca się w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującemu cenę biletu wraz z opłatami dodatkowymi (np. z tytułu miejscówki). Prawo do określenia środka transportu właściwego do odbycia podróży, jego rodzaj i klasę, przysługuje pracodawcy. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym środkiem transportu: samochodem lub motocyklem. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, jednak w wysokości nie niższej niż wynikającej z przepisów wydanych na podstawie art. 34a ustawy o transporcie drogowym.
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje także ryczałt  na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 % diety tj. 6,00 zł.

Ponadto pracownikowi przebywającemu w podróży w wymiarze co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego wraz z powrotem.