szybki kontakt

Potrzebna pomoc? 22 400 78 72

kontakt

ZASADY WYSTAWIANIA I WYSYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNE

ZASADY WYSTAWIANIA I WYSYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ

Od 01 stycznia 2014  r. do katalogu definicji ujętych w art. 2 ustawy o VAT w pkt 32 wprowadzono definicję faktury elektronicznej, przez którą należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Faktura elektroniczna, podobnie jak faktura w formie papierowej, musi zawierać elementy wymagane przepisami ustawy o VAT. Dodatkowo aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną musi być wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (przykładowo XML lub wiadomość e’mail z załącznikiem w PDF).


Zgodnie z art. 106g ust. 3, w przypadku faktur przesłanych w formie elektronicznej:

  1. podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
  2. nabywa, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
  3. nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
  4. podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi
    -        zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Ponadto podatnik zobowiązany jest do zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury, rozumianej jako gwarancja pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy albo dostawy faktury, integralności treści faktury, rozumianej jako gwarancja niezmienności danych zawartych na fakturze oraz czytelności faktury, od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Podatnik ma obowiązek dochować ww. wymogów poprzez zapewnienie wiarygodnej ścieżki kontroli, która pozwala powiązać fakturę z dostawą lub usługą stanowiącą podstawę jej wystawienia. Środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.


Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury jest zachowana szczególnie w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym),
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. 

Podstawowym wymogiem stosowania faktur elektronicznych, w myśl z art. 106n ust. 1 ustawy, jest zgoda (akceptacja) odbiorcy faktury. Przedmiotowa zgoda nie musi zostać wyrażona w sposób sformalizowany (typu zgoda pisemna), wystarczy gdy przyjmie ona postać zgody dorozumianej np. poprzez uregulowanie przez kontrahenta faktury otrzymanej w wersji elektronicznej.
Kwestie dotyczące przechowywania i udostępniania faktur elektronicznych zostały uregulowane w art. 112a ustawy o VAT. Zgodnie z przywołanym przepisem podatnicy przechowują zarówno faktury wystawione przez siebie lub w swoim imieniu jak i faktury otrzymane, w podziale na okresy rozliczeniowe, począwszy od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju zobowiązani są do przechowywania ww. dokumentów, w tym faktur korygujących oraz ich duplikatów także na terytorium kraju. Powyższy wymóg nie ma zastosowania, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych (on-line).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zobowiązani są na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zapewnić niezwłoczny dostęp do omawianych dokumentów, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.